엑셀을 활용한 데이터 정리 업무가 이제는 일상이 되었죠.
따라서 엑셀을 다루는 기술은 이제 선택이 아닌 필수가 되었습니다.
엑셀을 다루다 보면 너무나 방대한 기능에 혼란스러울 때가 있는데요.
여러 사람이 함께 작업하는 공유 문서에 제각각 입력한 값을 나중에 취합할 때, 데이터 정리가 잘되지 않는 문제가 대표적인 상황입니다.
이럴 때 유용한 기능이 있습니다.
바로 엑셀 드롭다운 만들기, 즉 선택 박스 기능입니다.
그래서 이번 글에서는 엑셀 드롭다운 목록 추가 방법부터 수정, 삭제 방법까지 완벽하게 정리해 보겠습니다.
엑셀 드롭다운 목록 추가 완벽 정리
(출처: 쉬운엑셀)
엑셀 드롭다운 목록 추가는 언제 사용할 수 있을까요?
이 기능은 사용자가 정해진 선택지 안에서만 데이터를 입력할 수 있도록 강제하는 것입니다.
엑셀 드롭다운 목록 추가를 통해 오타나 제각각인 표기법으로 데이터가 엉키는 것을 막아주죠.
특히 부서명, 직급, 상품 카테고리처럼 반복되는 항목을 다룰 때 좋은 기능인데요.
따라서 아래에서는 엑셀 드롭다운 목록 추가 방법을 순서대로 자세히 다뤄보겠습니다.
30초 만에 끝내는 엑셀 드롭다운 목록 추가 방법
(출처: 아정당)
엑셀 드롭다운 목록 추가를 하기 위한 가장 쉬운 방법은 ‘데이터 유효성 검사’ 기능을 활용하는 것인데요.
먼저 목록 상자를 적용하고 싶은 셀이나 범위를 마우스로 드래그해 선택해 줍니다.
그다음 엑셀 상단 리본 메뉴에서 [데이터] 탭을 클릭한 뒤, [데이터 도구] 그룹에 있는 [데이터 유효성 검사] 아이콘을 선택해야 하죠.
이후 설정 팝업창이 나타나면 ‘제한 대상’ 항목이 기본값인 ‘모든 값’으로 되어있을 텐데요.
이때 ‘모든 값’을 ‘목록’으로 변경하면 됩니다.
제한 대상을 목록으로 변경하면 하단에 ‘원본’ 입력 칸이 새롭게 나타납니다.
여기에 드롭다운에 표시될 항목들을 직접 입력할 수 있습니다.
이때 주의할 점이 있는데요.
각 항목을 반드시 쉼표로 구분해야 한다는 점이죠.
예를 들어 “인사과, 마케팅, 영업”이라고 표시될 항목을 정확하게 입력해야 합니다.
엑셀 드롭다운 목록 추가후에는?
(출처: 네이버블로그)
엑셀 드롭다운 목록 추가를 마쳤다면 이제 잘 작동하는지 확인해 볼 차례입니다.
모든 항목을 정상적으로 입력했다면 셀 옆에 작은 화살표 버튼이 생성되는데요.
이 버튼을 누르면 방금 입력한 메뉴들이 아래로 펼쳐집니다.
이때 마우스로 원하는 항목을 클릭하기만 하면 글자가 자동으로 입력되죠.
혹시 화살표를 찾지 못하는 경우에는 [Alt + ↓] 단축키를 눌러 엑셀 드롭다운 목록 추가 항목을 펼치는 것도 가능합니다.
또한 최신 버전의 엑셀에서는 항목이 만을 경우 셀에 단어의 일부만 입력해도 관련 목록이 바로 뜨는 검색 기능이 지원되고 있는데요.
따라서 일일이 타이핑할 필요 없이 클릭만으로 데이터를 채울 수 있어 데이터 오류를 줄이기에 좋습니다.
엑셀 드롭다운 ‘자동 업데이트’ 설정법
(출처: 오빠두엑셀)
업무를 하다 보면 새로운 항목이 늘어나서 엑셀 드롭다운 목록 추가가 필요한 일이 자주 생깁니다.
이때 매번 설정 창을 열어 범위를 수정하는 번거로움이 있죠.
이런 번거로움을 줄이려면 원래 데이터를 표(테이블)로 만들어두는 것이 가장 좋습니다.
데이터 범위를 선택한 뒤 [Ctrl + T]를 눌러 표로 변환할 수 있는데요.
이렇게 하면 표의 맨 아래에 새로운 내용을 적을 때마다 알아서 엑셀 드롭다운 목록 추가가 됩니다.
표 기능을 사용하지 않는다면 매번 [데이터 유효성 검사] 메뉴로 들어가 늘어난 셀만큼 범위를 마우스로 다시 잡아주어야 하죠.
따라서 업무 내용이 자주 변경된다면 엑셀 드롭다운 목록 추가 후 표로 만들어두는 게 편리합니다.
협업 오류 방지! 엑셀 드롭다운 말풍선 가이드
(출처: 수길쌤)
협업이 잦은 실무 환경에서는 내가 만든 문서의 의도를 팀원들에게 정확히 전달하는 것이 중요합니다.
단순히 엑셀 드롭다운 목록 추가만 하는 것을 넘어서, 동료들이 데이터를 입력하는 순간 가이드를 실시간으로 제공할 수 있다면 어떨까요?
불필요한 메신저 대화나 대면 설명을 획기적으로 줄여주는 스마트한 엑셀 드롭다운 만들기 숨은 꿀 기능에 대해 다뤄보겠습니다.
셀 클릭 시 나타나는 자동 안내 문구 설정
(출처: 마이크로소프트)
여러 사람과 함께 작업을 하는 경우 일일이 수정 사항을 적기 번거롭습니다.
예를 들어 정해진 규격대로 상품 코드를 입력해야 하거나 특정 날짜 형식을 지켜야 할 때, 매번 팀원들에게 주의 사항을 공지하는 것은 너무 피곤하죠.
이때 엑셀 드롭다운 만들기에 숨은 꿀 기능을 이용하면 좋은데요.
바로 설정 창의 ‘설명 메시지’입니다.
이 기능을 설정하려면 엑셀 드롭다운 목록 추가 방식과 마찬가지로 [데이터 유효성 검사] 창을 열어야 합니다.
그 뒤 상단의 탭에서 [설명 메시지] 탭을 클릭하면 되죠.
여기에 제목과 내용을 적어두면 해당 셀을 클릭했을 때 말풍선처럼 안내 문구가 나타나는데요.
따라서 일일이 팀원에게 주의사항을 말하지 않아도 공유 시트에 설명이 뜨게 되어 업무 처리가 훨씬 효율적입니다.
오타 및 잘못 입력 방지! 오류 메시지 활용법
(출처: 마이크로소프트)
설명 메시지와 더불어 유용한 엑셀 드롭다운 만들기 숨은 기능으로 [오류 메시지]가 있습니다.
설명 메시지가 엑셀 입력을 돕는 가이드라면, 오류 메시지는 잘못된 데이터가 입력되었을 때 자동으로 경고를 보내주는 역할을 합니다.
이 기능도 마찬가지로 엑셀 드롭다운 목록 추가 방식과 동일하게 [데이터 유효성] 탭으로 진입하면 되는데요.
상단 [설명 메시지] 바로 옆에 있는 [오류 경고] 탭에서 손쉽게 설정할 수 있습니다.
여기에 목록에 없는 값을 억지로 넣으려 할 때 나타날 경고 제목과 내용을 미리 작성해 두면 되죠.
상황에 따라 다음 세 가지 스타일 중 하나를 선택해 입력하면 됩니다.
- 중지: 목록에 없는 값을 입력하면 에러 창을 띄우며 작성 차단.
- 경고: 잘못된 값임을 알려주는 주의 창, 사용자가 목록에 없는 값을 그대로 입력할 수 있음.
- 정보: 단순 안내 창만 띄우며 확인을 누르면 입력 허용, 참고용 메시지 전달용으로 적합.
엑셀 드롭다운 만들기 수정 방법 총정리
(출처: 네이버블로그)
엑셀 드롭다운 만들기를 끝냈는데, 수정해야 하는 내용이 있다면 곤란하죠.
따라서 이번 단락에서는 엑셀 드롭다운 만들기 후 수정 하는 방법에 대해 정리해 보겠습니다.
엑셀 드롭다운 목록 추가 방식과 마찬가지로 [데이터 유효성 검사] 창을 엽니다.
이후 원본 칸에 적힌 글자를 고치거나 참조 범위를 다시 마우스로 잡은 뒤 확인을 누르면 손쉽게 변경이 가능합니다.
특히 시트 전체에 적용된 똑같은 드롭다운을 한꺼번에 고치고 싶다면 ‘변경 내용을 설정이 같은 모든 셀에 적용’이란 체크박스를 꼭 체크하면 되죠.
이 기능을 사용하면 수천 개의 셀을 하나하나 찾아다니며 수정할 필요가 없어 업무 시간이 크게 단축됩니다.
엑셀 드롭다운 삭제 노하우
(출처: 무엇이든물어엑셀)
더 이상 선택 목록 기능이 필요 없어 엑셀 드롭다운을 삭제하고 싶다면 어떻게 해야 할까요?
이 방법도 마찬가지로 매우 간단합니다.
지울 영역을 모두 선택한 뒤 [데이터 유효성 검사] 창을 연 뒤, 설정 탭의 왼쪽 아래 [모두 지우기] 버튼만 누르면 되죠.
특히 지우기 옵션에서 정수, 소수점, 목록 등 특정 내용만을 골라 선택적으로 삭제할 수도 있어 상황에 맞게 옵션을 고르면 됩니다.
드롭다운 영역을 삭제하면 셀 옆의 화살표 버튼이 사라지고 일반적인 셀 상태로 돌아가게 되는데요.
셀에 걸려있던 규칙만 지우고 싶을 때 유용하게 사용할 수 있는 기능입니다.
글을 마치며
(출처: 쏠팁)
지금까지 엑셀 드롭다운 목록 추가 방법부터 삭제까지 엑셀 드롭다운 만들기 가이드를 자세히 정리해 보았습니다.
엑셀 드롭다운 만들기 과정은 [데이터 유효성 검사] 탭 안에서 대부분의 설정을 처리할 수 있는데요.
평소 팀원들과 공유 시트 작업 중 데이터를 일일이 수정하거나 주의 사항을 전달하는 데 불편함을 느끼셨다면, 엑셀 드롭다운 기능을 이용해 보시는 건 어떨까요?
