회사에서 처음 공문을 쓰라는 지시를 받으면 어디서부터 손대야 할지 막막해지기 쉽습니다. 공문서는 일반 이메일이나 메모와 달리 정해진 형식과 표기 규칙을 따라야 하기 때문입니다. 두문·본문·결문의 구조부터 날짜와 숫자 표기, ‘끝’ 표시, 붙임 작성까지 기준이 촘촘하게 정해져 있는데요. 이 글에서는 공문서 작성법의 핵심 원칙과 실제 공문 양식 예시를 단계별로 짚어 보겠습니다.
공문서 작성법의 기본은 두문·본문·결문 구조
직장인이면 꼭 알아야 할 기안문 작성 순서
출처: 김준기TV
공문서 작성법의 출발점은 문서를 두문·본문·결문 세 부분으로 나누어 구성하는 것입니다. 이 세 영역은 행정기관과 기업이 공통으로 사용하는 기본 틀이어서, 어느 하나라도 빠지면 형식이 어긋나 수신자가 처리를 미루거나 반려할 수 있습니다. 공문은 개인의 글이 아니라 기관의 공식 의사를 전달하는 문서이므로, 내용을 쓰기 전에 전체 구조부터 잡아 두는 편이 훨씬 효율적입니다. 사내 결재용은 기안문, 대외 발송용은 시행문 형태로 정리한다고 이해하면 됩니다.
두문·본문·결문에 들어가는 항목
두문에는 발신기관명, 문서번호, 시행일자와 수신란(경유·수신·참조)이 들어갑니다. 수신 대상이 둘 이상이면 수신란에 ‘수신처 참조’라고 적고, 실제 목록은 결문의 발신명의 아래에 나열합니다. 본문에는 제목과 핵심 내용이 담기며, 제목은 문서 내용을 한눈에 알 수 있도록 간단명료하게 씁니다. 결문에는 발신명의와 기안자·검토자·결재권자의 직위·서명, 담당자 연락처, 기관 주소 등이 들어갑니다. 이렇게 세 영역의 역할을 구분해 두면 어떤 정보를 어디에 적을지 헷갈리지 않습니다.
공문서 3단 구성
공문서를 이루는 세 영역과 각 영역에 들어가는 대표 항목을 정리하면 다음과 같습니다.
| 구성 | 주요 항목 | 역할 |
|---|---|---|
| 두문 | 발신기관명, 문서번호, 시행일자, 수신·경유·참조 | 문서의 출처와 수신 대상을 밝힘 |
| 본문 | 제목, 항목별 내용, 붙임, ‘끝.’ 표시 | 전달하려는 핵심 내용을 담음 |
| 결문 | 발신명의, 기안·검토·결재 서명, 담당자 연락처, 수신처 목록 | 책임 소재와 처리 경로를 명시 |
날짜·숫자·항목 기호와 ‘끝’ 표시 규칙
결재 반려 그만! 날짜·시간·끝 표시까지 공문서 작성 규칙 완벽 정리
출처: 슬기로운 교사생활
공문서의 세부 표기는 정부의 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」을 기준으로 삼습니다. 날짜는 연·월·일 글자를 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 ‘2026. 10. 21.’처럼 쓰며, 마지막 일 뒤에도 온점을 붙입니다. 시간은 24시각제로 적되 시·분 글자를 생략하고 쌍점으로 구분해 ’14:30’과 같이 표기합니다. 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자로 쓰고, 금액은 ‘금250,000원(금이십오만원)’처럼 숫자 뒤 괄호 안에 한글을 함께 적어 변조를 방지합니다.
항목 기호와 붙임·’끝’ 표시 방법
본문을 여러 항목으로 나눌 때는 ‘1., 가., 1), 가), (1), (가), ①’ 순서로 기호를 내려갑니다. 둘째 항목부터는 상위 항목보다 두 칸 들여 쓰고, 기호와 내용 사이는 한 칸을 띄웁니다. 본문이 끝나면 마지막 글자에서 한 글자(2타)를 띄운 뒤 ‘끝.’을 표시합니다. 첨부물이 있을 때는 본문 다음 줄에 ‘붙임’을 적고 뒤에 쌍점 없이 명칭과 수량을 쓴 다음, 그 끝에 ‘끝.’을 붙입니다. 예를 들어 ‘붙임 2026년 행사 계획서 1부. 끝.’과 같은 형식이며, 표기나 띄어쓰기는 국립국어원 어문 규범에 맞추면 됩니다. 공문을 한글(HWP)로 쓰다 엑셀 표를 붙임으로 넣어야 한다면 한글 문서를 엑셀로 변환하는 방법을 참고하면 작업이 수월합니다.
공문 작성 확인 체크리스트
공문을 발송하기 전에 아래 항목을 차례대로 점검하면 형식 오류를 크게 줄일 수 있습니다.
- 제목이 본문 내용과 일치하고 간단명료한가
- 시행일자를 ‘2026. 10. 21.’ 형식의 온점으로 표기했는가
- 시간은 24시각제와 쌍점으로, 금액은 숫자와 한글을 함께 적었는가
- 항목 기호를 1., 가., 1) 순서로 맞추고 들여쓰기를 지켰는가
- 본문 끝과 붙임 뒤에 ‘끝.’을 빠짐없이 표시했는가
- 수신처가 여럿이면 ‘수신처 참조’와 목록을 모두 적었는가
공문 양식 예시와 자주 하는 실수
공문 작성할 때 자주 하는 실수 8가지
출처: 6급공무원
공문 양식은 목적에 따라 협조 요청, 행사 안내, 자료 회신 등으로 나뉘지만 두문·본문·결문의 기본 틀은 동일합니다. 처음이라면 빈 문서에 직접 그리기보다 검증된 서식을 내려받아 내용만 바꾸는 편이 빠르고 실수도 적습니다. 반복해서 쓰는 사내 공문이라면 한번 정리해 둔 무료 문서 양식 템플릿을 재활용하면 표기 규칙을 매번 다시 확인하지 않아도 됩니다. 양식을 고를 때는 두문·결문 항목이 빠짐없이 들어 있는지, 문서번호와 시행일자 칸이 마련되어 있는지 먼저 확인하세요.
상황별 공문 작성 예시와 흔한 실수
협조 요청 공문이라면 본문 첫 항목에 요청 배경을, 둘째 항목에 구체적 요청 사항과 기한을 적고 마지막에 회신 방법을 안내하는 순서가 자연스럽습니다. 표 형태의 양식을 만들 때 제목 칸을 가로로 넓게 쓰려면 셀 병합과 가운데 맞춤을 활용하면 깔끔합니다. 흔한 실수로는 제목과 본문 내용이 어긋나는 경우, 수신처가 여럿인데 ‘수신처 참조’를 빠뜨리는 경우, ‘끝.’ 표시나 붙임 수량을 누락하는 경우가 꼽힙니다. 공문과 함께 자주 쓰는 사내 보고 문서는 보고서 작성법 가이드에서 별도로 정리했습니다.
결론
공문서 작성법의 핵심은 두문·본문·결문 구조를 지키고, 날짜·숫자·항목 기호·’끝’ 표시 같은 세부 규칙을 규정에 맞추는 것입니다. 목적에 맞는 공문 양식을 골라 내용만 정확히 채우면 반려 없이 깔끔한 문서를 완성할 수 있습니다. 위 체크리스트로 작성한 공문을 한 번 더 점검해 보세요.
